Agila modeller förknippas främst med programvaruutveckling. Men den här dagen utforskade deltagare från tillverkningsindustrin i Skaraborg hur och när metoden kan används inom produktion, på ASSAR Industrial Innovation Arena i Skövde.
Björn Fagerström berättar om när agila modeller kan vara att föredra inom produktionsutveckling.
Under dagen gavs en introduktion till agil metodik och deltagarna fick en förståelse för skillnaderna mellan agila modeller och vattenfallsmodellen. Björn Fagerström, professor inom industriell produktutveckling, produktion och design vid Jönköpings Universitet/Mälardalens Högskola ville även ge deltagarna en bild av när agilt arbetssätt passar bäst och vägledning kring hur nästa steg kan se ut i en utveckling mot mer agila arbetssätt. Han avslutar med att ge sina tre bästa tips till företag som vill prova agila modeller inom produktion.
— Agil planering är inte formaliserat inom produktion ännu, men det är ett bra alternativ i industrin där du har en hög osäkerhet. I de projekten är det svårt att tvinga in en vattenfallsmetod för att lösa problemet, menar Björn.
Möjliggör snabba förändringar
Agila principer karaktäriseras av hög hastighet, tvärfunktionell samverkan och lättviktighet. Arbetet är uppdelat i korta iterationer, det vill säga upprepningar eller mindre arbetspaket med tydligt värdeskapande som ryms inom det som kallas sprintar. En sprint är alltid tidsbestämd, ex tre veckor, och inom den ryms planering, utveckling, lärande och utvärdering. De korta looparna gör planering och möjligheten att förändra större, vilket minskar den finansiella risken eftersom en kan välja att avbryta eller helt byta inriktning inom ramen för nästkommande sprint.
Att jobba agilt är i hög grad en filosofi som har stora skillnader från vattenfallsmodellen. I bilden ovan presenteras bara några aspekter för att visa på skillnader.
Agila modeller är av utforskande karaktär.
Björn Fagerström.
Beslutskraften ligger hos teamet
Sprinterna planeras enligt principen hur mycket man kan få in på tidsramen sprint, ex tre veckor, med ett tydligt värde mot slutprodukten (kallas ibland ”time-boxing”). I produktion får vi här istället tänka sprint mot delmål där slutmålet är att föra in en förändring i produktionssystemet, som sannolikt är en intern kund. Aktiviteterna man beslutar inom ramarna för sprinten bygger på ”produkt backlog”, som i vårt fall blir backlog relativt den förändring vi vill göra i produktionssystemet. Drivkraften ligger i gruppen som har större beslutskraft. Slutresultatet är centralt inom agila metoder, allt som görs i projektet ställs i förhållande till hur mycket mervärde det skapar i förhållande till slutresultatet. Teamet planerar arbetet, här finns ingen top-down fördelning och man planerar bara de närmsta sprintarna och aldrig hela projektet, förutom den övergripande ”road-map” eller ”Milestone-plan” som man gör tidigt.
En grundprincip är att förändringar inte är problem. De är något som teamet absorberar, något som hanteras.
Björn Fagerström.
Olika roller och begrepp inom den agila metoden
”Scrum master” är rollen som i agila sammanhang ersätter den traditionella projektledaren. Det är dock inte självklart att denne alltid leder projektet, det gör den i teamet som är mest lämpad i varje fas och situation. Däremot coachar Scrum mastern teamet och ser till att allt rullar på smidigt.
En annan viktig roll inom den agila metoden är ”Product owner”, hen har som roll att sammanställa och prioritera önskemål om tillägg och ändringar främst utifrån affärsnytta och har ofta en direktkommunikation med kunden. Informationen samlas av Product Ownern i projekets backlog, utifrån vilken sprinterna planeras. I produktionsutveckling blir detta naturligt den som äger processen eller är ansvarig för tillverkning, eller liknande.
”Teamet”, det vill säga de som jobbar med utvecklingen av produkten eller tjänsten i projektet, är en självorganiserande enhet med hög beslutskraft.
Källa: Onbird.se
Teammedlemmar delar kunskap med varann
Teamet jobbar med ett fokus på ”Teach and learn” (på svenska lär ut och lär). Det innebär ett högt lärande, ansikte mot ansikte inom teamet. En viktig kompetens hos teammedlemmar är därmed att kunna lära ut sina kompetenser till andra, att dela med sig av sina kunskaper. Detta till skillnad mot mer klassiska organisationer där ledning i regel väljer att skicka medarbetare på utbildning. Inom agila team utnyttjas och delas teamets kompetens i hög grad.
Samsyn i teamet är avgörande
Kommunikationen är viktig för att skapa en gemensam bild av vad som ska göras. Det tar tid innan teammedlemmarna har gemensamma bilder och det kan vara svårt att överbrygga. Det agila arbetssättet hjälper i form av att teamet prioriterat jobbar nära varann (face to face) för att skapa samsyn och gemensam förståelse vilket även innefattar gemensam kunskap, som är kritiskt för att kunna ta gemensamma beslut med hög kvalitet.
Här handlar det inte om att styra människor utan att motivera och engagera sina teammedlemmar, med ett inkluderande ledarskap. Lärandet och den kollektiva förståelsen står i centrum.
Björn Fagerström.
Se – förstå – agera
Visible planning, eller visuell planering, är en nyckelfaktor när det kommer till just kommunikation inom agila metoder. Bilder är det bästa sättet att ta till sig information på och den snabbaste vägen mot att skapa samsyn i ett team. Björn hänvisar till kedjan; Se – Förstå – Agera, och pratar om att hålla det enkelt, och tillgängligt för alla i teamet. Exempelvis genom post-its på en vägg vid vilken möten hålls regelbundet.
Kommunikation och innovation, tätt sammankopplade
Innovationsförmågan är viktig inom agila metoder, och det är skillnad på innovation och att vara innovativ. Om innovation är en ny eller förändrad produkt/tjänst/modell etc. är ett innovativt team ett team med förmåga att hitta nya och/eller förändrade sätt att genomföra projekt i syfte att nå tänkt slutresultat.
Ofta när en startar ett projekt så är det bara några få med. Några samarbetar, några halvhjärtat och andra håller avstånd. Oftast är det inte olika metoder som är avgörande, utan förmågan att engagera och motivera deltagarna i teamet.
Björn Fagerström
Inkluderande ledarskap och coachning
Det är föreställningen som folk har om sig själva som är problemet fortsätter Björn, många personer på företag har valda sanningar att de inte är innovativa och har den förmågan, vilket har byggts upp under lång tid, där man inte fått gehör för sina tankar, inte blivit respekterad, osv. Det gäller därför att ha ett inkluderande ledarskap och se till att det finns ett bra sätt att kommunicera inom grupperna för en har inte råd att inte få med alla. Det är viktigt att coacha och ge support till teammedlemmarna. I grupper finns alltid olika förmågor, vissa är bra i startskedet, andra är bra på att driva arbetet framåt och andra på att avsluta processen. Det måste finnas en dynamik mellan förmågorna och en vilja att växeldra. Det är när innovation blir del i våra agila team på daglig basis som idéerna verkligen kan lyfta, menar Björn. Steg ett är alltid att öka antalet människor som är engagerade och vill med! Först – få med alla – sedan fundera på metoder.
Det gäller att tillåta människor att misslyckas, i syfte att få teamet att våga experimentera och tänka nytt och annorlunda. Det är sällan det hjälper att banka in en innovativ metod.
Björn Fagerström
Dagen arrangerades inom projektet ASSAR Industrial Innovation Arena i samverkan med Jönköpings Universitet. Initiativtagare till träffen är PT Nätverk och projektet UDI – Nästa generations drivlinor i vilka IDC har medverkan via forskning och kontaktnät. Workshopen är tänkt att vara en dag där deltagare kan prova på att fördjupa sig inom dessa frågor och bära med sig nya verktyg, metoder och teorier tillbaka till sina verksamheter. Inom projektet UDI – Nästa generations drivlinor – står det klart att paradigmskiftet vi står inför sätter press på hastigheten i projektfasen, det krävs en mer snabbrörlig projekthantering än den tidigare Vattenfallsmodellen och där är agila metoder ett bra alternativt. Även Högskolan i Skövde är delaktiga i samverkan och tillsammans med Jönköpings Universitet erbjuder de flera utbildningar inom ämnet rekonfigurerbarhet under året.
Se presentation från dagen som PDF
Eventet arrangerades inom ramen för projektet ASSAR Industrial Innovation Arena. Finansiärer är Tillväxtverket, Europeiska regionala utvecklingsfonden, Skaraborgs kommunalförbund, Västra Götalandsregionen och Skövde kommun. IDC är en av initiativtagarna till projektet ASSAR och har i uppdrag att långsiktigt stärka konkurrenskraften och lönsamheten för Skaraborgs tillverkande industriföretag. För en hållbar framtida industri.
