Fler och fler jobbar hemifrån i och med den senaste tidens utveckling med det nya Coronaviruset. Det är en förändring för de flesta, och ett sätt att hantera kan vara att försöka se fördelarna med (sam)arbete på distans.
En väg fram är att passa på att ställa om till ett mer digitalt arbetssätt och inte se hemarbetet som en nödlösning. Att ”skypa” har blivit ett verb, på samma sätt som att ”googla”. Skype är dock på väg att ersättas av Microsoft Teams, och det finns andra lösningar som är bättre anpassade för professionellt bruk.
Kompetensutveckling inom Office 365
Vi på IDC går just nu en utbildning inom Teams/OneNote/Planner, alla tre är olika delar/appar i Microsoft Office 365. Den utbildningen var inplanerad sedan länge men kom i förhållande till Coronaviruset verkligen i rättan tid. Nu lär vi oss att nyttja systemen och fördelarna blir då väldigt påtagliga. Det vill vi gärna dela med oss av till våra delägarföretag och vi välkomnar dig som har utmaningar inom (sam)arbete på distans, Teams, Office 365 etc. att höra av dig till oss. Då kommer vi göra allt vi kan för att stötta dig! 
Olika alternativ/lösningar för arbete på distans
Många tjänster erbjuder gratisalternativ för att underlätta för företag i dessa tider då allt fler jobbar på distans från hemmet. Här nedan finns ett par bra alternativ och länkar till vart du kan läsa mer.
För kommunikation och möten:
- Microsoft Teams – är en del i Microsoft Office 365. En kommunikationsplattform där kommunikationen sker utifrån team/grupper inom vilka du kan sätta upp kanaler/virtuella mötesrum att kommunicera inom. I Teams finns även möjlighet till skärmdelning och virtuella whiteboards. Microsoft erbjuder Teams som en gratistjänst för alla. Här kan du läsa mer om Microsoft Teams.
- Träning med instruktörer i Teams – Microsoft erbjuder en kunskapsbank där du kan hjälp inom flera olika delar av Teams. Här hittar du instruktörsledd träning i Microsoft Teams.
- Slack – en förkortning av Searchable Log of All Conversation and Knowledge, är en uppsättning molnbaserade verktyg och tjänster för grupparbeten och internkommunikation. Kommunikationen sker i olika kanaler och ersätter interna mail i hög grad på samma sätt som i Teams. Slack går att starta kostnadsfritt. Här kan du läsa mer om Slack.
- Zoom Video Communications – erbjuder möjlighet att teckna gratis abonnemang som erbjuder videokonferens, skärmdelning och virtuell whiteboard. Här finns dock inte kanaler/virtuella mötesrum på samma sätt som i Teams. Här kan du läsa mer om Zoom Video Communications.
För planering och organisering:
- Trello – erbjuder uppgiftstavlor, listor och kort vilka gör att du enkelt kan organisera och prioritera dina projekt på ett flexibelt sätt. Trello erbjuder kostnadsfria lösningar. Här kan du läsa mer om Trello.
- Microsoft Planner – är en app i Microsoft Office 365. Med Microsoft Planner kan du skapa en plan, skapa ett team, tilldela uppgifter och uppdatera status i några få enkla steg. För att få tillgång till Planner behöver du dock ha ett abonemang i Office 365. Här kan du läsa mer om Planner.
Helhetslösningar:
- Microsoft Office 365 – är en kommersiell tjänst från Microsoft som erbjuder en uppsättning produkter/appar, bland annat Teams och Planner som nämnts ovan. Tjänsten kombinerar molntjänster med lokalt körda applikationer. Det finns tre grundläggande typer av prenumerationer för tjänsten: medelstora och stora företag, experter och småföretag samt utbildning. Här kan du läsa mer om Business Premium, för småföretag. (Just nu finns möjlighet att prova på Office 365 E1 kostnadsfritt i sex månader med anledning av utvecklingen med Covid-19 (Coronaviruset)).
- G Suite – är Googles molntjänst för att skapa och dela filer. Här kan du läsa mer om G Suite.
Prova på utbildningar och kurser online
Företaget Diploma Utbildning har digitaliserat landets mest populära utbildningar och har mer än 250 diplomerade kurser i sin webbportal. Vi erbjuder våra delägarföretag möjligheten att teckna riktigt prisvärda licenser och just nu finns möjligheten att utforska tjänsten kostnadsfritt. Efter genomförd utbildning tilldelas du ett personligt diplom, och du kan även få utbildningen du genomfört specificerad.
Exempel på utbildningsområden: 
Affärsutveckling
Företagsekonomi
HR
Försäljning
CSR och horisontella principer
Kvalitetsteknik
Ledarskap
Produktionsteknik
LEAN/Förbättringsarbete
Marknadsföring
Projektledning
Systematiskt arbetsmiljöarbete
Styrelsearbete
Att löpande ta del av Diplomas utbildningar bygger såväl kompetens som CV för deltagaren. Här kan du läsa mer om Diploma Utbildningar.
Säkerhet på nätet och molnbaserad lagring
Många hackers passar tyvärr på att utnyttja den rådande situationen. Exempelvis spreds ett windowsprogram som var skapat för att likna den vedertagna ”Coronakartan” som John Hopkins University tillhandahåller. Men programmet som spreds innehöll skadlig programvara. Det kan vara en bra idé (som alltid) att ha ett uppdaterat antivirusprogram och använda en VPN-tunnel (Virtual Private Network) för att försvåra för hackers. Var vaksam och skeptisk. Vissa webbläsare (t.ex. Opera) har en inbyggd VPN för att skydda dina aktiviteter på nätet.
Campus Västra Skaraborg erbjuder den 22 april ett kostnadsfritt webbinarium med föreläsare från polisens bedrägerisektion region Väst. Seminariet kommer ge svar på vad kan du som företagare råka ut för? Vad ska du vara uppmärksam på? Vilka rutiner bör företaget ha för att minska brottslingarnas möjligheter? Här kan du läsa mer om föreläsningen och boka plats.
Sparar du filer på en molnserver (OneDrive/Sharepoint, Google Drive, Dropbox etc) så har du en aktuell backup av sina filer om datorn skulle förolyckas.
Diskutera, dela filer och mötas på distans
Använder du en molnserver kan du dessutom helt sluta att skicka bilagor för att få feedback, det skapar bara ledtider. När du exempelvis får kommentarer från en medarbetare har du redan kommit vidare med ditt dokument. Istället delar du en länk till ett dokument och jobbar i det samtidigt som dina medarbetare. När ett dokument lagras i molnet kan alla parter skriva i det samtidigt, ni kan även chatta om det. Google Docs, Microsoft (OneDrive/Sharepoint/Office 365) är exempel på aktörer som erbjuder detta.
Tips för effektiva möten online:
Användbarhet och introduktion är grundläggande. Ha rutiner för att deltagarna ska känna sig trygga med inloggning. Det kan till exempel vara; instruktion så här loggar du in i programvaran. Ha tydligt telefonnummer till tekniksupport och alternativa sätt att logga in (t ex webb och telefon).
- Använd headset. Ljudet är avgörande för att distansmötet ska lyckas! (Sätt på ”mute” när du inte pratar.)
- Träffas hellre ofta och kortare än mer sällan.
- Syfte och mål för mötet Ha alltid ett syfte för mötet, utgå från vilket behov mötet ska fylla.
- Bjud in till hämta-kaffe-tid, uppkopplingstid. Bjud in till mötet 5-15 minuter tidigare än mötet startar. Detta möjliggör för lite “runt-om-kring-snack” som skulle ske om ni träffades face-to-face.
- Landa och fokusera – checka in. När mötet startar gör en övning där alla får möjlighet att landa och fokusera på mötet samt få tillfälle att säga något så alla intar rummet. Det bidrar till att bygga starkare relationer och ökar energin på mötet. Starta med en öppen fråga som är kopplad till syftet med mötet.
Några sista tips om distansarbete i allmänhet
- Fikamöte på distans – Har du kommit igång med din digitala kommunikation och jobbar mycket hemifrån, så är det viktigt att komma ihåg att vi människor är väldigt sociala varelser. Systemen är inte bara till för att få jobbet gjort, de ger även möjlighet att träffas, dricka kaffe tillsammans, och stämma av läget med medarbetarna. Vi på IDC fick tidigt riktlinjer om att jobba hemifrån i hög grad och satte då upp schemalagda fikapauser, samma som de vi hade på kontoret. Det har visat sig vara otroligt trevligt och viktigt för den sociala sammanhållningen när många av oss jobbar ensamma från hemmakontor just nu.
- Gör lärandet roligt – Förändringen i att gå mot digitala samarbetsytor känns olika för oss människor. Ett sätt att minska känslan av svårighet i förändringen kan vara att skapa möjligheter att testa systemet, alltså olika lek-och-lär-ytor/kanaler.
